Facturation

# Introduction

Le module de facturation vous permet de produire des factures professionnelles à partir de vos bons de travail ou de manière autonome. Il couvre l'ensemble du cycle de vie d'une facture, de la création en brouillon jusqu'au suivi des paiements, en passant par l'envoi par courriel et l'impression.

# Caractéristiques principales

Numérotation automatique et séquentielle
Conversion depuis un bon de travail en quelques clics
Plusieurs équipements par facture avec entrées distinctes
Calcul automatique des taxes selon votre groupe de taxes
Tarification contractuelle pour les clients entreprise
Envoi par courriel avec lien d'accès sécurisé pour le client
Paiement en ligne via Stripe
Suivi des paiements avec gestion automatique des statuts
Impression et téléchargement en PDF

# Statuts d'une facture

Chaque facture passe par un cycle de vie représenté par ses statuts :

Statut	Description
Brouillon	Facture en cours de rédaction. Entièrement modifiable.
Prêt	Facture finalisée, prête à être envoyée.
Envoyé	Facture transmise au client par courriel ou lien.
Partiellement payé	Un paiement partiel a été enregistré.
Payé	Le montant total a été réglé.
En retard	La date d'échéance est dépassée sans paiement complet.
Annulée	Facture annulée (une raison est requise).

Lorsque des paiements sont enregistrés sur une facture, le statut se met à jour automatiquement selon le montant reçu. Vous ne pouvez pas changer manuellement le statut vers Payé ou Partiellement payé si des paiements existent — le système s'en charge.

# Créer une facture

La création d'une facture s'effectue depuis la liste des factures ou directement depuis un bon de travail.

# Depuis la liste des factures

En cliquant sur le bouton d'ajout, un formulaire vous demande :

Client : sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau
Date d'émission et date d'échéance
Groupe de taxes : appliqué au calcul du total
Réf. externe : numéro de bon de commande du client (optionnel)

Le numéro de facture est généré automatiquement selon votre séquence configurée dans les paramètres.

# Depuis un bon de travail

Vous pouvez importer les entrées d'un bon de travail directement sur une facture. Le système vous permet de sélectionner les éléments à facturer, associe automatiquement les équipements et convertit les temps enregistrés en heures facturables.

Voir le guide Importation depuis un bon de travail pour le détail du processus.

# Gestion des entrées

Une facture regroupe deux types d'entrées :

Services : main-d'oeuvre, diagnostics, interventions
Produits : pièces, fournitures, consommables

Les entrées peuvent être ajoutées manuellement depuis votre catalogue ou importées depuis un bon de travail. Chaque entrée comprend une description, une quantité et un prix unitaire. Si le client bénéficie d'un contrat entreprise, les tarifs négociés s'appliquent automatiquement (voir Calcul des totaux).

# Équipements sur la facture

Une facture peut être associée à un ou plusieurs équipements. Chaque équipement apparaît dans un onglet distinct, avec ses propres entrées de services et de produits.

Lorsqu'un équipement est lié à une facture, un instantané de ses informations est conservé (année, marque, modèle, kilométrage, etc.). Cet instantané ne change plus une fois la facture finalisée, même si vous mettez à jour la fiche de l'équipement par la suite.

Tant que la facture est en brouillon, les instantanés se synchronisent automatiquement avec les données actuelles de l'équipement.

# Envoi au client

Une fois la facture prête, vous pouvez l'envoyer par courriel. Le système génère un lien d'accès sécurisé qui permet à votre client de consulter sa facture sans avoir besoin de créer un compte.

Le lien est valide pendant 7 jours et limité à 10 utilisations. Vous pouvez aussi copier le lien pour le partager par texto ou messagerie.

Pour envoyer une facture par courriel, le client doit avoir une adresse courriel et votre compte doit avoir une adresse d'entreprise configurée.

Si le paiement en ligne est activé, votre client peut régler sa facture directement depuis le lien reçu.

# Paiements

Le suivi des paiements s'effectue directement depuis la fiche de chaque facture. Le système gère automatiquement le statut de la facture selon les montants reçus et le paiement en ligne est disponible via Stripe.

Voir le guide Paiements pour le détail de l'enregistrement, des statuts et de la gestion des paiements.

# Calcul des totaux

Le système calcule automatiquement :

Sous-total services : somme des entrées de type service
Sous-total produits : somme des entrées de type produit
Taxes : appliquées sur le sous-total selon votre groupe de taxes (ex: TPS 5% + TVQ 9,975%)
Total : sous-totaux + taxes

# Tarification contractuelle

Si le client bénéficie d'un contrat entreprise, les conditions négociées s'appliquent automatiquement au calcul des totaux :

Taux de main-d'oeuvre fixe : remplace le prix unitaire sur toutes les entrées de services
Remise sur la main-d'oeuvre : pourcentage de réduction appliqué aux services (si aucun taux fixe n'est défini)
Remise sur les pièces : pourcentage de réduction appliqué aux produits

Les remises sont appliquées avant le calcul des taxes. L'ordre de priorité est : taux fixe > remise en pourcentage > prix de base.

Les conditions du contrat sont figées au moment où la facture passe de Brouillon à Prêt. Même si le contrat est modifié par la suite, les factures existantes conservent les tarifs qui étaient en vigueur.

# Impression et PDF

Chaque facture peut être imprimée ou téléchargée en format PDF. Le document inclut :

L'image de marque de votre entreprise (logo, adresse, informations légales)
Les coordonnées et l'adresse de facturation du client
Les bons de travail référencés (si la facture provient d'une conversion)
Le détail des équipements
Le tableau des services et des produits
Le calcul des taxes et le total

Un modèle de facture vierge est aussi disponible pour les situations où l'accès au système n'est pas possible.

# Annuler une facture

Pour annuler une facture, sélectionnez l'action Annuler. Une raison d'annulation est obligatoire. La facture conserve son numéro et reste consultable dans l'historique avec le statut Annulée et la date d'annulation.

Assurez-vous de traiter les paiements existants avant d'annuler une facture.

# Paramètres

# Numérotation

Le numéro de départ des factures se configure depuis les paramètres de votre compte. Vous pouvez définir un numéro de départ (ex: 1000, 202401) et le système incrémente automatiquement à partir de là.

# Groupes de taxes

Configurez vos groupes de taxes pour regrouper plusieurs taux (ex: TPS + TVQ). Le groupe par défaut est appliqué automatiquement aux nouvelles factures.

# Taux horaire

Votre taux horaire par défaut est appliqué aux entrées de services importées depuis un bon de travail qui n'ont pas de prix défini.

# Paiement en ligne

L'intégration Stripe Connect permet à vos clients de payer directement depuis le lien de leur facture. Voir le guide Paiement en ligne pour la configuration et le fonctionnement.

# Questions fréquentes

Q: Puis-je modifier une facture après l'avoir envoyée? R: Seules les factures en brouillon sont entièrement modifiables. Une fois finalisée, vous pouvez encore changer le statut ou ajouter des paiements, mais les entrées et les informations de la facture sont figées.

Q: Un client peut-il voir sa facture sans créer de compte? R: Oui. Le lien d'accès sécurisé envoyé par courriel permet au client de consulter et de payer sa facture sans inscription.

Q: Comment fonctionne la numérotation si j'ai déjà des factures existantes? R: Vous pouvez définir un numéro de départ dans les paramètres. Le système incrémente à partir du dernier numéro utilisé, garantissant une séquence continue.

Q: Les taxes sont-elles calculées automatiquement? R: Oui, selon le groupe de taxes associé à la facture. Le détail de chaque taxe apparaît sur la facture imprimée.

Q: Puis-je facturer plusieurs équipements sur la même facture? R: Oui. Chaque équipement a son propre onglet avec ses entrées de services et de produits distinctes.